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Newsletter mit Mailchimp – ein Leitfaden

Newsletter mit Mailchimp – ein Leitfaden

Wenn ihr euch und euer Unternehmen bekannt(er) machen möchtet, beschäftigt ihr euch mit dem Thema «Marketing», sprich: ihr überlegt, wie ihr eure Produkte und Dienstleistungen am besten an die Frau und den Mann bringt. Eine Möglichkeit ist der Versand von Newslettern. Wir zeigen euch, wie ihr professionelle Newsletter mit dem Online-Tool «Mailchimp» versenden könnt.

Um eure (potentiellen) Kundinnen und Kunden auf dem Laufenden zu halten, müsst ihr nicht direkt eine professionelle Marketing-Agentur beauftragen. Versucht es doch erstmal selbst. Es braucht zwar etwas Zeit, ist aber keine Hexerei.

Das liebe Geld

Nicht alle NeustarterInnen haben ein grosses Marketing-Budget, aber wir haben gute Neuigkeiten: Mailchimp kostet, wenn ihr weniger als 2000 Kontakte habt, nichts. Bei mehr als 2000 E-Mail-Adressen wird eine monatliche Gebühr fällig – je nach Anzahl Kontakte zwischen 35 und 65 Dollar.

Achtung, fertig, Mailchimp

Ganz am Anfang müsst ihr – wie könnte es auch anders sein – ein Benutzerprofil erstellen.

Dann kann es schon losgehen. Mit Mailchimp könnt ihr sogenannte «Templates», also Mail-Vorlagen, erstellen, die ihr für all eure Newsletter benutzen könnt. Damit ihr schon ein Grundgerüst für das Layout eures Newsletters habt, empfehlen wir euch, «Simple Layout» anzuklicken.

Template bearbeiten und gestalten

Wir wählen kein «Theme», sondern, weil wir ja noch etwas kreativ sein wollen, das Layout «Educate». Draufklicken und schon seid ihr im Design-Modus: Auf der linken Seite seht ihr stets die Vorschau eures Newsletters, auf der rechten Seite ist der Bereich, mit dem ihr den Newsletter bearbeitet. Von dort aus zieht ihr neue Bausteine (Textfeld, Bilder, Buttons, …) ins Layout, bearbeitet und formatiert den Text, passt das Design an, und so weiter.

Achtung! Beim Template geht es nur um das Grundgerüst, welches ihr für all eure zukünftigen Newsletter verwenden könnt. Die Inhalte sind also zum jetzigen Zeitpunkt egal. Wir kümmern uns ausschliesslich ums Layout (wo wird welches Element platziert? Welche Schriftart nehme ich? Wie platziere ich mein Logo? Was soll in der Fusszeile stehen?)

Wichtig beim Vermarkten eurer Produkte und Dienstleistungen ist, dass ihr nicht einfach nur Werbung macht («Ich bin der beste Gärtner in ganz Zürich – rufen Sie jetzt an!»), sondern euren potenziellen Kunden über verschiedene aktuelle Informationen das «Warum» vermittelt («Sie wollen wieder mehr Farbe in Ihrem Garten haben? Die neuen Frühlingsstauden sind da!»). Achtet also unbedingt auf eure Formulierungen!

Die Fusszeile

Klicken eure Leser zum Beispiel auf einen toten Social Media Link, werdet ihr in deren Gehirnzellen schnell als eher negativ oder unprofessionell abgespeichert. Darum ist nicht nur der Inhalt und das Layout für ein professionelles Online-Marketing wichtig, sondern auch die richtigen Verlinkungen auf eure Social Media Profile und ein funktionierender «Unsubscribe-Link» (also der Link, über den sich die Leser vom Newsletter abmelden können).

Denkt auch daran, die Fusszeile auf Deutsch zu übersetzen und anzupassen.

Klickt ihr nun auf «Save and Exit» kommt ihr wieder auf die Seite «Templates» und seht eure eigene Template-Kreation. Von dort aus könnt ihr eure Vorlage bearbeiten, duplizieren, löschen und so weiter.

Eigenes Template in der Übersicht
Eigenes Template in der Übersicht

Eure erste E-Mail-Kampagne

Was ihr in den vorherigen Schritten erstellt habt, ist ein «Template», also eine Layout-Vorlage für euren Newsletter. Damit diese Vorlage für euren ersten Newsletter verwendet werden kann, braucht es eine sogenannte «Kampagne».

Klickt im Menü auf «Campaigns» und dann auf «Create Campaign». Wie ihr sehen werdet, gibt es mehrere Arten für eine Mailchimp-Kampagne. Alle im Detail zu erklären, würde den Rahmen dieses Leitfadens sprengen, darum konzentrieren wir uns auf die klassischen Mail-Kampagnen – was ja auch der ursprüngliche Sinn und Zweck von Mailchimp ist.

Kampagne einrichten

Gebt im ersten Schritt einen Namen für eure Mail-Kampagne ein und klickt auf «Begin». Da wir noch keine Kontaktliste erstellt haben, können wir das «To», also an wen der Newsletter versendet werden soll, vorerst ignorieren und konzentrieren uns auf den Inhalt.

  • From = Von: Gebt dort euren Namen oder den Namen eurer Organisation und eure Mail-Adresse an, von welcher der Newsletter versendet werden soll. Klickt zwingend auf «Verify Domain», um die Echtheit eurer Mail-Adresse zu bestätigen. Ansonsten blockiert Mailchimp den Versand eures Newsletters.

  • Subject = Betreff: Ein guter Betreff ist wichtig. Oder öffnet Ihr E-Mails mit Betreff «Newsletter 1»? Findet eine knackige Formulierung, um eure Message auf den Punkt zu bringen.

Inhalt der Kampagne

Nun seid ihr für den Inhalt (Content) eures Newsletters bereit. Dazu wählt ihr unter «Saved templates» eure eigene Layout-Vorlage aus. Zurück im Bearbeitungsmodus schreibt ihr eure Texte, ladet eure Bilder hoch und so weiter.

In Newslettern steht oft «Liebe Nadine», oder «Guten Tag Frau Schuster». Irgendwie schafft es die Software also, die Angaben aus der Kontaktliste automatisch in den Newsletter zu packen. Manuell wäre der Aufwand ja viel zu gross. So schwierig ist das aber gar nicht: In eurer Kontaktliste werdet ihr Spalten mit «Anrede», «Vorname», «Nachname», «E-Mail-Adresse» usw. haben. Um die Angaben (bspw. Vorname «Nadine») aus diesen Spalten in euren Newsletter zu holen, fügt ihr sogenannte «Merge Tags» ein. Darunter kann man sich einen Platzhalter vorstellen. In eurer Kampagne steht dann zum Beispiel:

Liebe * VORNAME *

Wenn die Person den Newsletter erhält, wird dort automatisch ihr Vorname eingefügt und es steht dann zum Beispiel: «Liebe Nadine».

Über «Preview and Test» im Menü rechts oben könnt ihr das Ergebnis eures Newsletters als Desktop- und Mobile-Vorschau angucken und auch eine Test-E-Mail verschicken – wozu wir euch unbedingt raten, um zu prüfen, wie das ganze in Mail-Programmen wie Bluewin, Outlook, G-Mail etc. aussieht.

Kontaktliste erstellen

Um eure Newsletter-Kampagne von Mailchimp aus versenden zu können, braucht ihr erst einmal eine Kontaktliste. Neue Kontakte kann man auf zwei Arten hinzufügen: Entweder, ihr erfasst jeden Kontakt einzeln, oder ihr importiert eine Liste. Beim Import könnt ihr eine Excel-Datei hochladen, oder ihr kopiert den Inhalt der Excel-Liste einfach ins Mailchimp.

Als ersten Schritt empfehlen wir euch, in den Einstellungen die Namen der Spalten und der Merge Tags (= Platzhalter-Felder) sinnvoll anzupassen (bspw. Anrede, Vorname, Nachname usw.). Sobald ihr die Spaltennamen und die Merge Tags in den Einstellungen eurer Kontaktliste definiert und benannt habt, könnt ihr die entsprechenden Merge Tags in der Kampagne auswählen.

Kontakte sinnvoll verwalten

Ihr habt jetzt zwar eine Kontaktliste, aber was, wenn ihr mal einen Newsletter zum Beispiel nur an alle männlichen Kontakte verschicken wollt?

Das ist ziemlich einfach machbar, und zwar mit sogenannten «Segmenten». Dazu definiert ihr, dass alle Kontakte, deren Anrede ein «Herr» beinhaltet, in einem separaten Segment gespeichert werden sollen. Es lassen sich beliebig viele Segmente erstellen.

Wenn ihr eure Kontaktliste in mehrere Gruppen unterteilen wollt, ist das anhand der Funktion «Groups» möglich. Ein vorstellbares Szenario wäre, dass ihr zwei Dienstleistungen anbietet: 1. einen Laden, über welchen ihr Pflanzen verkauft und 2. Beratung bei den Kunden vor Ort im heimischen Garten oder in öffentlichen Parkanlagen.

Ihr könnt sogar in eurem Newsletter-Anmeldeformular ganz einfach Checkboxen einbauen lassen, damit die neuen Kontakte automatisch der richtigen Gruppe (entweder Interesse an Pflanzen oder an Beratung) zugeteilt werden.

Wenn ihr eure Kontakte beispielsweise nach Beziehungsart gruppieren möchtet (Kunden, Dienstleister, Leads (potenzielle Kunden), …) wählt am besten «Don’t show these groups on my signup form» aus, da die Gruppierung dann nur für eure interne Übersicht sinnvoll ist. Es ist auch möglich, mehrere Gruppen zu erstellen.

Im Bearbeitungsmodus eurer Kampagne wählt ihr dann einfach unter «To» das entsprechende Segment oder die Gruppe aus, an die der Newsletter geschickt werden soll.

Es gibt noch vieles mehr, was man mit Mailchimp so alles anstellen kann, aber mit einem einfachen Newsletter könnt ihr schon viel erreichen – probiert es einfach aus! Wir drücken die Daumen!


Mailchimp Website