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20.03.2018 in Wissen von Simon Parker

G Suite: Neustarter in der Cloud

G Suite: Neustarter in der Cloud

Ihre Unternehmensidee ist ausgereift, Sie sind von deren Potenzial überzeugt. Sie stehen in den Startlöchern. Fragen, die eigentlich nichts mit der Geschäftsidee an sich zu tun haben, drängen sich jedoch auch auf. Wie verbreiten Sie Ihre Idee? Wie bleiben Sie mit Ihren Kunden in Kontakt? Wie arbeiten Sie mit Ihren Partnern zusammen und wie verwalten Sie Ihre Meetings? Wo sollen Sie alle Daten sichern? Und natürlich, wie sollen all diese Bedürfnisse in Ihr Budget passen? Nun stehen Sie vor der unausweichlichen Entscheidung, welche Werkzeuge Sie nutzen wollen. Ich stelle Ihnen im Folgenden eine von vielen möglichen Lösungen vor.

E-Mails, Kalender, Datenspeicher & Co.

G Suite (ehemals Google Apps) bietet Ihnen ein Starterpaket an. Dieses enthält eine Reihe von Tools, welche Sie zu einem fairen Preis erwerben können. Enthalten sind ein Kalender, E-Mail Service, ein Kommunikationstool, womit Sie live mit Ihren Partnern und Kunden chatten können, Tabellenkalkulationen für Budgets, Bestellungen und Analysen von Daten, Software, um ansprechende Präsentationen zu erstellen, und vieles mehr. All dies basiert auf einer Cloud, die hinter einer starken Firewall sitzt und für Sie jederzeit und überall zur Verfügung steht. Dank neu integrierten Funktionalitäten erlaubt es jedes von diesen Werkzeugen, dass Sie und Ihre Geschäftspartner gleichzeitig Dokumente bearbeiten können. Mit Google Drive erhalten Sie ebenfalls einen unlimitierten Datenspeicher. Somit müssen Sie sich, auch bei wachsendem Unternehmen, keine Gedanken über «Server-Upgrades» machen.

Sehen Sie auch: Google Drive richtig verwenden

G Suite for Business

Die unzähligen Vorteile von G Suite sind dafür verantwortlich, dass bereits mehr als 4 Millionen Firmen weltweit, von Grossunternehmen bis zu Startups, G Suite nutzen. Weitere Nutzer sind öffentliche sowie private Schulen, in der Schweiz und auch in dutzenden weiteren Länder. Die Benutzeranzahl wächst täglich.

Jeder der ein Gmail-Konto erstellt, nutzt bereits die G Suite-Tools. Abonnenten von «G Suite for Business», erhalten viele weitere zusätzliche Funktionen, wie zum Beispiel E-Mail-Konten mit Ihrem Firmennamen und eigenem Logo. G Suite for Business erlaubt es Ihnen, mehrere Benutzerkonten einfach zu verwalten und alle Anwendungen mit einem Adminkonto zu steuern. Dank Single Sign-On (nur einmal einloggen) können Sie mit Leichtigkeit Applikationen von Drittanwendern integrieren.

Alle G Suite Funktionen sind Cloud-basiert und somit jederzeit online zugänglich. Dokumente können auch offline bearbeitet und zu einem späteren Zeitpunkt synchronisiert werden. Die Datensicherheit wird durch über 700 Sicherheitsingenieure von Google gewährleistet. Es wird kontinuierlich an der Datensicherheit gearbeitet, um Angriffe abzuwehren. Die Sicherheit von Benutzer und Geräten kann durch Aktivierung der obligatorischen zweistufigen Authentifizierung für Chromebooks, Android- und iOS-Telefone sowie -Tablets noch weiter verbessert werden. Zweistufen-Authentifizierung ist der beste Weg, um ihre Daten zu schützen und kann für alle Ihre Nutzer vom Adminkonto aus aktiviert werden.

Kostenlose G Suite Versionen sind für Non-Profit- und Bildungseinrichtungen verfügbar. Unternehmen zahlen nur CHF 5.- pro Nutzer und Monat.

G Suite

Einfache Verwendung von Zweistufen-Authentifizierung für alle Nutzer Ihrer Domain

Datenmengen in unseren Netzwerken und Applikationen wachsen täglich. Es ist manchmal eine grosse Herausforderung, genau jenes Dokument zu finden, welches in diesem Moment benötigt wird. Gut möglich, dass die Namensgebung und oder der Ablageort eines Dokumentes nicht sinnvoll gewählt wurde. Googles leistungsstarke Suchfunktion mit integrierter künstlicher Intelligenz durchkämmt die dunkelsten Ecken des Ablagesystems innerhalb von Sekunden und findet genau die Datei, die zuvor unauffindbar schien.

Künstliche Intelligenz & Teamarbeit

Künstliche Intelligenz ist in vielen weiteren G Suite-Tools integriert und erleichtert somit die anfallende Arbeit. Beispiele dafür sind Vorschläge von Formeln zur Datenanalysen, automatisches Erstellen von Vorschlägen für Diagramme, automatisch kalkulierte Besprechungszeiten beim Aufsetzen von Meetings, automatisches Erstellen von Präsentationsvorlagen und vieles mehr.

G Suite ermöglicht Ihnen die Zusammenarbeit an Dokumenten und Präsentationen in Echtzeit. Alle Beteiligten können unabhängig von deren Standort gleichzeitig am gleichen Dokument arbeiten. Die Dokumentrevision wird dadurch zum Kinderspiel. Der Dokumentersteller kann zu jedem Zeitpunkt jegliche Änderungen einsehen und allenfalls aufheben. Es ist auch möglich, Benachrichtigungen automatisch zu verschicken, wenn bestimmte Nutzer Änderungen vornehmen.

G Suite

Dank der Echtzeit-Zusammenarbeit können alle Teammitglieder auf jedem Gerät zur gleichen Zeit am gleichen Dokument arbeiten.

G Suite wird für Sie effizient und wirtschaftlich, da zahlreiche weitere Google-Produkte nahtlos ineinander übergehen, sie «kommunizieren» über APIs und Add-Ons miteinander.

Auf dem G Suite Marketplace finden Sie Hunderte von weiteren integrierbaren Anwendungen wie CRM, Kunden-Supportplattformen, Schulinformationssysteme und Backup-Systeme, sodass Sie Ihre digitalen Tools komplett an Ihre persönlichen Anforderungen anpassen können. Google bringt fast wöchentlich neue Funktionen und Verbesserungen an bestehenden Tools auf den Markt, damit die digitalen Lösungen Ihres Unternehmens immer auf dem neusten Stand bleiben.

G Suite

Die G Suite lässt sich über den G Suite Marketplace direkt mit hunderten von Drittanbieter-Anwendungen wie CRM, Schulungstools, Fakturierung und vielen mehr integrieren.

Innerhalb der G Suite-Produktliste haben Sie die Möglichkeit, Programme an Ihre eigenen Bedürfnisse anzupassen. Beispielsweise können Sie im Handumdrehen eigene Formeln in einer Google Tabellen (vergleichbar mit Excel) kreieren und somit Ihre Probleme punktgenau analysieren und beheben. Hier ein Beispiel (auf Englisch), wie Google Tabellen zufällige Kennwörter generieren kann.

Der Wechsel zu G Suite ist kein gigantisches Unterfangen. Durch die gute Nutzerfreundlichkeit kann das eigentlich jeder selber in die Hand nehmen. Es gibt jedoch auch Experten, wie bspw. Loyall, die Sie für die Einrichtung hinzuziehen können.

Diesen Artikel können Sie auch auf Englisch unter loyall.ch/lab lesen.